Een recente uitspraak van de Commissie van Aanbestedingsexperts (CvAE) leidt tot een reëler en zuiverder prijs/kwaliteitsbesef bij aanbestedende diensten. Althans, dat hoopt Koen de Rooij, directeur van I-ZO-lid Reijn. “Dit daagt opdrachtgevers uit echt creatief en kritisch hun uitvraag te bepalen en ruimte te bieden aan de markt. De tijd van copy-paste van andere aanbestedingen is voorbij.”
Wat is de aanleiding van de discussie?
De Provincie Noord-Holland kwam afgelopen najaar met een aanbesteding voor het leveren van interim-ICT-professionals. Daarin hanteert de provincie de marge van de intermediair (searching en contracting fee) als gunningscriterium.
Dat gebeurt veel vaker en dat was voor Harvey Nash de reden een klacht in te dienen bij de Commissie van Aanbestedingsexperts (CvAE). Door niet naar de prijs (eindtarief ingehuurde professional) te kijken, maar uitsluitend naar de marge (van de leverancier), leidt deze manier van aanbesteden niet tot de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI), zo luidde de klacht. De CvAE verklaart de klacht gegrond.
De marge van de flexleverancier mag niet meer als gunningscriterium bij aanbestedingen worden gehanteerd, zo concludeerde ZiPconomy. Maar desondanks zet de Provincie Noord-Holland de omstreden aanbesteding toch door, en legt ze het advies van de Commissie van Aanbestedingsexperts (CvAE) naast zich neer.
Verschraling marktaanbod
Het moest er een keer van komen. “De markt vraagt steeds meer kwalitatief hoogwaardige dienstverlening van intermediairs, maar de perceptie dat daar ook een eerlijke marktprijs bij hoort, is daar niet in meegegaan. We moeten steeds meer doen voor hetzelfde geld”, is de reactie van Koen de Rooij, directeur van I-ZO-lid Reijn.
Volgens hem is er iets fundamenteel scheefgegroeid in de markt en heeft de markt daar ook zelf aan bijgedragen. “Er zijn allerlei soorten brokers. Een aantal doet zijn uiterste best om kwaliteit te leveren tegen een faire prijs, maar andere partijen bieden tegen of zelfs onder kostprijs aan om markt te kopen en gaan heel laag zitten qua prijs en moeten het hebben van volume. Met als risico dat ze in de praktijk vooral CV’s schuiven. Dat houdt de situatie in stand en vertroebelt de prijsdiscussie. En dat leidt tot verschraling van het aanbod en een ‘race to the bottom’. Want hoe kun je je dan nog onderscheiden?”
Marge als gunningscriterium
De Rooij vindt het dan ook een goede zaak dat Harvey Nash hiertegen ‘in opstand is gekomen’ en is blij dat de uitspraak van de CvAE in het voordeel van de intermediair is uitgevallen.
In de betreffende aanbesteding van de Provincie Noord-Holland is de gunning gecentreerd rondom de marge van de broker. “Het is inderdaad bijzonder dat je alleen fee (marge intermediair) als gunningscriterium hanteert. Want stel dat een intermediair door betere sourcing van kandidaten, waar hij weliswaar een hogere marge voor vraagt, uiteindelijk een beter (eind)tarief weet uit te onderhandelen met de zelfstandig professional of bureau. Dan levert die intermediair meer toegevoegde waarde voor de aanbestedende dienst.”
Marge als gunningscriterium komt veel voor, maar De Rooij ziet al een kentering. “Gelukkig is prijs niet altijd meer het belangrijkste criterium. Kwaliteit heeft meestal een hogere procentuele weging dan prijs bij aanbestedingen. Vaak is de verhouding 60/40 of 70/30. Dat mag van mij wel hoger. Hoe zwaarder je kwaliteit laat wegen, hoe beter.”
De inhuur van externen is een vak. Dat wordt door de krapte op de arbeidsmarkt alleen maar duidelijker. En daar hoort een reëel besef van prijs/kwaliteit bij.
Laat kwaliteit zwaarder wegen
Een goed alternatief zou volgens De Rooij een verzwaring van het kwaliteitsaspect kunnen zijn. “Laat kwaliteit voor 80-90% meewegen met een ruime scoringsrange, zodat de kans klein is dat je gelijke kwaliteitsscores krijgt tussen inschrijvers. Laat prijs meewegen voor 10% en neem dan een reële fee, inclusief realistische ondergrens. Dan is kwaliteit nog steeds bepalend en heeft de prijs niet een te grote verstorende werking.”
Een andere optie is dat de aanbestedende dienst de intermediair realistische bandbreedtes laat aangeven, met een maximum-marge op het tarief. Dan werk je volgens het principe ’comply or explain’, bijvoorbeeld bij heel specifieke, schaarse profielen.
Natuurlijk moet prijs een belangrijke factor zijn bij een aanbesteding. Anders voldoet de aanbestedende dienst niet aan de eis om de aanbesteding te gunnen aan de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). Dat erkent Koen de Rooij ook, maar de huidige arbeidsmarktrealiteit rechtvaardigt volgens hem dat kwaliteit zwaarder weegt.
“De kwaliteitsinspanning die wij moeten leveren neemt alleen maar toe door de schaarste op de krappe arbeidsmarkt. Dat wordt door veel aanbestedende diensten nog lang niet altijd goed begrepen, wat tot een verkeerde prijs/kwaliteit-perceptie leidt.”
Verdiepen in dienstverlening intermediair
De Rooij ziet de uitspraak van de CvAE als een kans om de praktijk van aanbestedingen te verbeteren. “Het echt begrijpen van dit type dienstverlening op deze markt is lastig. Het is dan verleidelijk een andere aanbesteding van een platform te trekken en die grotendeels over te nemen. Deze uitspraak van de CvAE daagt opdrachtgevers uit echt te kijken naar de behoefte aan inhuur en creatief en kritisch de uitvraag te bepalen, inclusief bijbehorende prijsstelling. De tijd van copy/paste van andere aanbestedingen is voorbij.”
De aanbestedende dienst moet zich volgens hem dus serieus verdiepen in markt en de dienstverlening van zzp-intermediairs en brokers, bijvoorbeeld via een marktconsultatie of door een inkoopadviesbureau in te schakelen.
Best value procurement
In de ideale situatie gaat een aanbesteding uit van best value procurement, stelt De Rooij: bij prestatie-inkoop worden veel standaarden en minimumeisen aan inschrijvende partijen losgelaten. Het voordeel is dat inschrijvende partijen veel meer ruimte krijgen om door kwaliteit (weegt vaak 75% mee) en hun expertise het verschil te maken. Dan worden inschrijvende partijen niet gestimuleerd om met een (te) lage prijs in te schrijven.
De aanbestedende dienst kan volgens De Rooij andere gunningscriteria hanteren. Vragen aan inschrijvende partijen; hoe geven jullie invulling aan onze doelstelling? Welke risico’s en kansen zien jullie en hoe ga je daarmee om? Hoe onderbouw je je tarieven? Hoe voorkom je margestapeling? – en dat alles onderbouwd met verifieerbare data. “Zo bied je meer ruimte aan de inschrijvende partij om zijn toegevoegde waarde echt te tonen, om kleur te bekennen. En dan ga je echt een partnerschap aan.”
Reëel besef prijs-kwaliteit
Het pleidooi van De Rooij is duidelijk: aanbestedende diensten mogen wel wat meer aandacht hebben voor de toegevoegde waarde die zzp-intermediairs en brokers leveren. Door daar rekening mee te houden bij de gunningscriteria, kunnen zij bovendien het kaf van het koren scheiden.
“De inhuur van externen is een vak. Dat wordt door de krapte op de arbeidsmarkt alleen maar duidelijker. En daar hoort een reëel besef van prijs/kwaliteit bij.” Bovendien mag prijs niet allesbepalend zijn. “Zoals een concullega eerder aangaf: het gaat hier niet om het inkopen van potloden of andere producten. Het gaat om de inzet van mensen die voor een organisatie het verschil moeten maken.”
Tekst: Arthur Lubbers (redacteur ZiPconomy)